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昨年、ロックダウンなどの理由で突然出社しなくなっていたオフィスは、今後戻る日がきても同じようには見えないでしょう。いくつかの企業では、リモートワークとオフィスワークを融合させたハイブリッドモデルに移行し、オフィススペースを縮小したり、指定座席を廃止したりしています。

今回は「オフィスへの帰還」シリーズの第 1 回目として、「パンデミック後の世界におけるオフィス回帰のトレンド」と、それを「導入する前に知っておくべきこと」についてご紹介しましょう。具体的には、共有ワークスペースの設定方法とそれを実現するためのハードウェアについてご説明します。

ホットデスクとは

「ホットデスク」は、次に流行するだろうとよく言われていた言葉です。このコンセプトは確かに一部のオフィスでは成功を収めましたが、他の場所では争いやネガティブな評価の対象となりました。では、この「ホットデスク」とは何なのか、どう考えればいいのかについてみてみます。

「これが何か」を説明するのは簡単です。ホットデスクとは、固定した座席がきまっていないオープンオフィスのことで、PC での仕事用に、モニター、キーボード、マウス、ドッキングステーションを備えた同一の机を、だれでも使えるように一定数用意しておきます。使用者はオフィスに行ってその中から空いている机を見つけ、ノートパソコンを接続して仕事をします。これは原理的にはシンプルで簡単に見えますが、実際にやってみると落とし穴があります。COVID の時代に仕事をするとなると、前に誰かが作業をした机を共有することは、心情的に簡単ではありません。

なぜ気にする必要があるのかについては後ほど説明しますが、まずはこちらを考えてみましょう。

ホテリングとは

デスクに縛られない自由なやりかたを歓迎する人もいるかもしれませんが、多くの人は毎朝自分の作業場所を見つけなければいけないことに抵抗を感じます。ホテリングとは「ソフトウェアを利用して従業員が事前にデスクや仕事場を予約する方法」のことで、この抵抗感を軽減することができます。

しかし、潜在的な問題を考えたり、解決策を提案したりする前に、小規模で機動的なオフィスがもたらす数多くのメリットについても見てみましょう。

変化に対応するために

USBC-7IN1E connected to laptop and external monitor

在宅勤務が始まった去年の 3 月に新しく始めた(たとえば自家製の酵母菌を育てるなどの)趣味を続けたいという情熱は、多分段々下火になっているでしょう。それと同じように、今後フルタイムでオフィスに戻りたいという意見も少なくなってきています。Plugable 社が委託した最近の調査によると、回答者の 47 % は長期的には自宅で仕事をしたいと答え、43 % がハイブリッド(オフィスと在宅の混合)の選択肢を支持しています。

しかし、このような心情の変化に興味を示しているのは社員だけではありません。シスコシステムズが行った最近の調査によると、調査対象となった企業の 58 % が、従業員が週に 2 日以上自宅で仕事をする「ハイブリッドワークモデル」を採用する計画があると答えています。

また、オフィスにいる人の数が明らかに減っているのに、そのスペースを維持することに何か意味があるでしょうか? 米国では、平均して、企業は毎月、1 平方フィートのオフィススペースに 8 ドルから 23 ドルを費やしています。さらにこの金額は、都市の規模に応じて今後も上昇していくことが予想されます。例えば、ニューヨークの家賃は 1 平方フィートあたり 75 ドルから 84 ドルです。平均的なオフィスでの一人当たりのデスク面積が 60〜110 平方メートルだとすると、誰もいないスペースのために使うお金としては、かなりの額です。

現実的な解決策

いずれにせよ、最終的には人々はオフィスに戻るようになるでしょう。COVID 後にどんな仕事環境が提供されるべきかについて、だれにも当てはまるような完璧な解答は存在しません。しかし、多くの企業がハイブリッド環境を構築し始めていることは確かです。

例えば、すべての従業員が週に 2〜3 日しか出社しないため、オフィスの規模を縮小し、出社日をずらす計画を立てている企業があります。小規模な企業ではシンプルな「ホットデスク」ソリューションで対応も可能ですが、従業員数が増えれば増えるほど、ソフトウェアによる「ホテリング」ソリューションの必要性も高まってきます。

プロジェクトチームが完全に孤立しないように、ホットデスクエリアに「チームごとの区画」や「プロジェクトごとの区画」を設けたり、頭を使って作業するための「クワイエットエリア」を設けることは検討に値するでしょう。また、デスクの消毒に関してきちんとした手順を定めておくことも重要です。

ただし、ハードウェアなしでは無理

UD-3900Z Docking station connected to laptop and two external monitors

しかし、どのような形でオフィスを構築したとしても、人々がデスクを共有するのであれば、なんらかのシンプルなハードウェアソリューションが必要です。通常ホットデスクで用意される仕事用デスクは同一の構成で、かつ必要十分な機器を備えておく必要があります。当社の調査によると、最も生産性の高い機器構成は、少なくとも 1 台の追加外部モニター、外付けマウス、外付けキーボードです。気をつけなければならないのは、ここ以上の機器となるといろいろと複雑になってしまう点です。従業員が持ち込む PC に様々な周辺機器を問題なく接続するには、ケーブルを差し込むだけで済む、簡単な方法が必要となるからいです。

このような目的で USB ハブや USB ドッキングステーションを選ぶ際には、どんな接続方法を使用したいのかを予め明確にしてください。たとえばモニターであれば、インターフェースは HDMI、DisplayPort、VGA のどれにするのか、などです。そして適切な構成のポートが揃っている USB ハブやドッキングステーションを選択する必要があります。

追加情報

Transitioning to a Hybrid Office
The Highs and Lows of a Year Spent Working From Home

ホットデスクにおすすめの周辺機器の例

Buy the Plugable Dual Monitor Universal Docking Station

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